نصائح لتنظيم الوقت وإدارته بفعالية | اعمل أقل وفر وقت أكثر 2023

نصائح لتنظيم الوقت وإدارته بفعالية | اعمل أقل وفر وقت أكثر

يمكن أن تكون الكفاءة في القيام بمعظم العمل أكثر أهمية من العمل نفسه، ولا يمكن تحقيق هذه الكفاءة إلا من خلال تنظيم وقتك واستخدامه بالطريقة الصحيحة، ولهذا السبب أنت هنا تبحث عن نصائح حول تنظيم وقتك .. .أهلا وسهلا بكم واسمحوا لي أن أحييكم لإيجاد الأشياء المهمة لتنمية حياتك!

إذا كنت أحد هؤلاء الذين يضيعون الوقت، أو أنت:

الطلاب وأولئك الذين يبحثون عن نصائح حول إدارة الوقت بين الدراسات والأنشطة الأخرى.
موظف وتريد ترتيب أولوياتك.
أنت تعمل في مجال العمل لحسابك الخاص وترغب في تنظيم وقتك، خاصة وأن لا أحد يشرف عليك.
أنت ربة منزل وتريد الحصول على بعض الأفكار لتنظيم وقت عملك المنزلي.
تعمل في وسائل التواصل الاجتماعي أو إدارة مواقع الويب وتريد تجنب الانحرافات وتكون منتجة.

أنت في المكان المناسب لأنك ستجد في هذه المقالة نصائح عملية ومثبتة لإدارة الوقت. تستند هذه النصائح إلى البحث العلمي بالإضافة إلى العديد من التجارب الشخصية، بما في ذلك بداياتي المتواضعة.

في هذا المقال ستتعلم التالي:

كيف تراقب نفسك ووقتك بطريقة عملية وفعالة.
يمكن أن تكون الطريقة التي تنظم بها مهامك في حد ذاتها مصدرًا للوقت الضائع.
ما هو مبدأ باريتو وكيف يمكنك الاعتماد عليه لتنظيم وقتك.
كيف تساعدك كلمة “لا” على تنظيم وقتك.

وهذا ليس كل شيء، فهناك بعض العادات السيئة التي يجب عليك التخلص منها، وبعض المشكلات الأخرى التي قد تواجهك بشأن تنظيم وقتك، مثل؟

هل يجب علي العمل في الصباح؟
كيف تقاوم النسيان؟
ما هي أفضل الأوقات للعب و المرح؟

كل هذه الأسئلة وأكثر ستجد إجابات لها في سطور هذا المقال، حيث ستجد العديد من الأمثلة العملية حتى تكتمل صورتك … هذه هي عادة من حققناها.

محتويات المقالة عرض

1- قم بمراقبة نفسك

هذه واحدة من أفضل تقنيات إدارة الوقت التي استفدت منها شخصيًا. عندما تسأل نفسك، “ما الذي أضيع وقتي عليه؟” ولا يمكنك الإجابة على وجه التحديد، هناك خطأ ما.

في كثير من الأحيان، تجد نفسك منجذبًا إلى ثقب أسود في وسائل التواصل الاجتماعي، وتشاهد YouTube، والألعاب عبر الإنترنت، وغيرها من الأنشطة التي لا تشعر بالوقت من أجلها.

حتى لو كنت تعمل على شيء محدد، هل تجد نفسك تفتح Instagram بهاتفك في متناول اليد لتصفح صور المؤثرين والموديلات وغيرهم؟ ؟ .

عندما تراقب نفسك ستتعرف على:

الأنشطة التي تقضي فيها معظم الوقت.
المواقع التي تقضي عليها أوقات كثيرة.
التطبيقات والألعاب التي تفرط في استخدامها على هاتفك.
الوقت الذي تستغرقه في تنفيذ مهمة معينة.

هناك العديد من تطبيقات إدارة الوقت التي يمكن أن تساعدك، ولعل أفضلها هو تطبيق Rescue Time. سيمكنك هذا التطبيق الرائع من:

تعرف تلقائيًا على كل ثانية تقضيها على أي موقع ويب أو تطبيق.
يمكنك تحديد مواقع الويب أو التطبيقات التي لا تريد تتبعها.
احصل على تنبيهات حول المهام التي أنت على وشك القيام بها.

سيتيح لك هذا التطبيق رؤية حقيقة إدارة وقتك، وسترى بنفسك ما تفعله كل يوم لفهم مقدار الوقت الذي تضيعه في الأنشطة التي لا تفيدك.

بعد ذلك، ستتخذ القرار الصحيح بنفسك، فقد تتوقف عن استخدام مواقع ويب معينة خلال ساعات العمل، أو تحذف بعض الألعاب التي تستغرق وقتك.

اقرأ أيضًا: كيفية تحقيق الأهداف (السمات والعادات والخطوات)

2- قم بالعمل في الوقت الذي يناسبك

نعلم جميعًا أنه علميًا، فإن أفضل وقت ليكون الدماغ أكثر نشاطًا وتركيزًا هو في الصباح … ولكن هناك أيضًا الكثير من الأشخاص الذين يقضون وقتًا متأخرًا ويفضلون العمل في الليل.

تعتمد الساعة البيولوجية في جسم الإنسان على العادات الشخصية، لذلك لا تجبر نفسك على فعل أشياء لم تكن معتادًا عليها، ولا تغير عاداتك فجأة.

الهدف من هذه النصيحة هو أن تسأل نفسك، “ما هو أفضل وقت للشعور بالنشاط؟” ثم استخدم تلك الأوقات للعمل أو المدرسة.

لا يجب أن تضيع هذه الساعات في اللعب أو الاستمتاع، ولكن استخدمها لإكمال أصعب المهام التي عليك إنجازها في يومك.

نصيحتي هي محاولة تغيير عاداتك الشخصية تدريجيًا حتى تستيقظ مبكرًا في الصباح، الساعة السادسة صباحًا وأنا أكتب هذه الكلمات.

أستيقظ في الساعة 4:30 كل صباح وأستخدم وقت الصباح للقيام بأهم الأشياء في اليوم.

3- قم بتحديد مهلة لكل عمل تقوم به

لنفترض أنه عليك القيام ببعض المهام مثل:

أن تذاكر فصل من فصول الفيزياء.
تصميم مشروع معين في عملك.
كتابة بعض الايميلات .

ضع حدًا زمنيًا محددًا (نصف ساعة – ساعة) لأي مهمة أو عمل تريد القيام به، اعتمادًا بالطبع على طبيعة عملك أو دراستك.

هناك العديد من الفوائد لتحديد موعد نهائي لأي شيء تريد القيام به، مثل:

ستجبر نفسك على العمل الجاد بسبب المواعيد النهائية.
أنت تقاوم الملل أو الكسل لأن عقلك يعرف أنه يجب عليه إنجاز المهمة خلال فترة معينة، خاصةً إذا كانت الفترة قصيرة.
ستتمكن من ترتيب مهامك بشكل صحيح.
ستراقب إنتاجيتك في العمل أو الدراسة، وستعرف المدة التي تستغرقها لإكمال أي مهام تُطلب منك.
ستتمكن من إكمال عدد كبير من المهام في نفس الوقت.
ستتمكن من تحديد فترات الراحة ووقت اللعب دون تعطيل العمل أو الشعور بالذنب، حتى تتمكن من اللعب دون قلق؟ ؟ ؟ .

لا تقلق إذا لم تحقق الأهداف المطلوبة في الوقت المحدد، يمكنك تخصيص جزء من اليوم لإكمال بعض المهام التي لم تكملها، وبمرور الوقت ستتحسن وتكمل مهامك في الوقت المخصص، لأنك ستعرف مقدار الوقت الذي ستستغرقه كل مهمة.

استراتيجية إدارة الوقت هذه هي واحدة من أكثر الأساليب العلمية شهرة وفعالية في إدارة الوقت.

4- قم بتنظيم المهام في وقت سابق | تنظيم الوقت

على عكس ما يعتقده البعض، لا يحب العقل اتخاذ العديد من القرارات، بل يحب أن يتم ترتيب كل شيء أمامه حتى يتمكن من التنفيذ بشكل مباشر.

لقد سمعت بالتأكيد عن أهمية استخدام قائمة المهام وفوائدها في تنظيم وقتك، ليس هناك خلاف عليها، ولكن هذا ليس ما أتحدث عنه.

ما يعنيه هذا هو أنك تنظم هذه المهام في وقت مبكر، ويفضل قبل النوم، بحيث يمكنك العمل في اليوم التالي دون عوائق.

قد تبدو هذه الطريقة في تنظيم المهام بسيطة، لكنك لن تصدق النتائج حتى تجربها بنفسك.

5- لا تضيع الكثير من الوقت في جدولة ما تريد القيام به

فكر جيدًا في العبارة، “الوقت الذي تقضيه في تنظيم عملك هو وقت لا تقضيه في القيام به.” في كثير من الحالات، على عكس التوقعات، يكون تنظيم عملك ضارًا بالعمل نفسه.

على سبيل المثال، لنفترض أنك تريد الرد على رسائل البريد الإلكتروني الواردة في العمل. نظرًا لوجود الكثير من رسائل البريد الإلكتروني، فأنت تريد تنظيمها وترتيبها حسب الأهمية قبل الرد.

فكر في تنظيم وقتك والعمل بهذه الطريقة، ولكن فكر مليًا فيما تفعله … ألن يكون الوقت الذي تقضيه في جدولة رسائل البريد الإلكتروني أفضل في الرد على نفس رسائل البريد الإلكتروني؟ ! !

ينطبق نفس المثال على الدراسة، فلنفترض أنك تريد مراجعة علم الأحياء، ثم تقوم بترتيب وتنظيم الفصول والمعلومات التي ستراجعها والمشكلات التي ستحلها.

ألم تشعر بالملل أو الإجهاد بسبب وجود الكثير من المهام للقيام بها؟ ألا تجد نفسك تقضي الكثير من الوقت في الترتيب والتخطيط؟

بالطبع، هناك استثناءات لكل قاعدة، وفي بعض الأحيان تحتاج إلى قضاء بعض الوقت في الترتيب للقيام بشيء ما، ولكن في معظم الأوقات لا تحتاج إلى ترتيبات معقدة.

أيضًا، وفقًا للعديد من الدراسات النفسية، يقضي بعضنا الكثير من الوقت في الترتيب حتى نشعر بأننا نعمل أو ندرس، أو أننا ننجز مهامًا كبيرة، وهي خداع أنفسنا وضميره.

لهذا السبب ابدأ العمل بأقل قدر ممكن من التسلسل والتنظيم، وستجد أنك تنجز الكثير في وقت أقل.

6- اتبع قاعدة الـ 20/80

مبدأ باريتو هو قانون سمي على اسم عالم الاقتصاد الإيطالي الشهير فيلفريدو باريتو (فيلفريدو باريتو)، والذي عُرف فيما بعد بقاعدة 80/20.

هذه القاعدة تقول بالانجليزية:

“ستأتي نتائجك من 80٪ من جهدك البالغ 20٪”

توجد أكثر من معادلة لهذه القاعدة، لكن الصيغة السابقة هي المعادلة لجميع الأنشطة، وترجمتها كالتالي:

“80٪ من نتائجك تأتي من 20٪ من مجهودك.”

تم تأكيد هذه القاعدة من قبل العديد من العلماء والباحثين، فهي تنطبق على كل شيء تقريبًا، وإذا فكرت بها بنفسك، ستجد أنها تنطبق على جميع الأنشطة التي تقوم بها في الحياة.

فمثلاً:

أنت تعلم أن هناك بعض الموضوعات في الدورة التي يجب عليك الانتباه إليها لأن الاختبار يركز على هذه الموضوعات.
على سبيل المثال، أنت تعلم أنه عند تصميم شعار، فإن أحد أهم الأشياء هو الخط.
أنت تعلم أن أهم شيء عند إنشاء مقاطع الفيديو هو جودة الصوت.
أنت تعلم أن أهم شيء في ترتيب حسابات الشركة هو مراقبة الميزانية.

ويمكن أن ننظر للأمر من منظور مختلف:

مقدار الوقت الذي تقضيه في التعلم، إذا نظرت عن كثب، سترى أن حوالي 20٪ فقط من الوقت تحقق معظم النتائج (مثل التدريب على حل المشكلات).
إذا نظرت عن كثب إلى الوقت الذي تقضيه في العمل كل يوم، ستجد أن حوالي 20٪ فقط من الوقت تحقق معظم النتائج (مثل إعداد تقرير شامل).

وستجد أن الـ 80٪ المتبقية من أنشطتك في العمل (الاجتماعات الروتينية – كتابة رسائل البريد الإلكتروني – التحدث إلى الأصدقاء) لا تؤثر على مكافآتك في حد ذاتها، ولكن في بعض الأحيان تمنعك من القيام بعمل جيد.

الهدف من هذا الجزء من نصيحة إدارة الوقت هو تحديد نسبة 20٪ التي تؤثر على معظم نتائج ما تفعله حتى تتمكن من ترتيب أولوياتها والتركيز عليها.

من الأفضل إعطاء هذه المهام 20٪ من الوقت أكثر من غيرها لتحقيق نتائج ممتازة.

7- تعلًم أن تقول لا

هل يحدث معك أي من المواقف التالية:

يطلب منك صديقك أن تفعل شيئًا من أجله.
يطلب منك أحد الزملاء أن تشرح له شيئًا يعتقد أنه يمثل مشكلة.
تتصل بك مجموعة من أصدقائك ويطلبون منك الخروج للتمشية أو اللعب أثناء الدراسة أو العمل.

إذا كنت في واحدة من هذه المواقف أو ما شابهها، فماذا سيكون رد فعلك؟ أعتقد أنك قد توافق … وهذا ما أريدك أن تغيره.

تعلم أن تقول لا، وتعلم عدم الرد على أي شيء يجعلك تتوقف عما تفعله، طالما أنك تخصص ساعات عمل محددة كما أشرت سابقًا، فلا يمكنك الاستسلام.

بالطبع هناك استثناءات لكل قاعدة، لأن أصدقائك قد يحتاجونك في المواقف العاجلة والعاجلة.

8- قاوم النسيان بطريقة فعّالة

النسيان من أهم معوقات إدارة الوقت. لديك الكثير من المهام التي يتعين عليك القيام بها كل أسبوع أو شهر، وقد تنسى بعضها لأنك مشغول جدًا.

لهذا السبب يجب أن تكافح النسيان من خلال عمل تقويم شهري لأشياءك المهمة حتى لا تنسى أي شيء.

عندما يُطلب منك القيام بشيء معين أو إذا كنت تريد أداء مهمة محددة في وقت محدد، ضعها في جدول زمني، ويمكنك استخدام أي أداة تتيح لك القيام بذلك، مثل تقويم Google.

عندما تفعل ذلك ستتمكن من:

اكتشف كل ما تحتاج إلى القيام به في أي شهر، بما في ذلك الأوقات والتواريخ.
ترتيب أولوياتك بشكل صحيح.
ستنشئ قائمة مهام يومية بناءً على الأهداف التي تريدها كل شهر.
ستكون قادرًا على تحديث مهامك وتعديلها باستمرار حتى لا تنسى أي شيء أبدًا.

وبهذه الطريقة إن شاء الله لن تنسى كل ما هو مطلوب منك وستقوم أيضًا بتخطيط جميع مهامك وفقًا لما هو مطلوب منك دون إهمال أو تضييع للوقت.

9- اترك الهاتف بعيداً أثناء العمل

لقد استغرق الأمر وقتًا طويلاً للتخلص من هذه العادة السيئة، فالهواتف المحمولة هي أحد أهم مصادر الإلهاء التي يجب عليك التخلص منها أثناء الدراسة أو العمل.

لذلك دون مزيد من اللغط، ضع هاتفك في مكان آخر أثناء عملك … ضعه في غرفة أخرى أو اقفله في درج، أو على الأقل اجعله صامتًا.

عندما تستيقظ من الأفضل أن تبقي هاتفك بعيدًا عنك، بدلاً من الاتصال بالمنبه، يمكنك استخدام المنبه المعتاد حتى تستيقظ، لأنك وأنا نعلم أهمية وقت الصباح.

بهذه الطريقة يمكنك التركيز على عملك بدلاً من تصفح مواقع التواصل الاجتماعي أو فتح Clash Of Clans أو Pubg أثناء العمل أو الدراسة.

10- اجمع المهام المتشابهة في وقت واحد

يمكنك أداء العديد من المهام عدة مرات على مدار اليوم، مثل:

الرد على الايميلات.
كتابة بعض الواجبات الدراسية.
مراجعة التقارير.
تصميم الصور لحساباتك على السوشيال ميديا.

حاول جمع هذه المهام وتنفيذها دفعة واحدة، وبهذه الطريقة ستوفر الكثير من الوقت وستؤدي هذه المهام بكفاءة أكبر.

11- لا تسعى أن تكون مثالياً

لقد عانيت شخصيًا من هذه المشكلة عدة مرات وما زلت أحاربها وأدرب نفسي لتغييرها لأنها سبب ضياع الكثير من الوقت.

السعي لتحقيق الكمال (السعي إلى الكمال) يجعلك تقضي الكثير من الوقت في التأقلم والمماطلة في العمل، وهو ما عليك تغييره.

بالطبع، يريد كل منا تحقيق أقصى استفادة من مهامنا، لكن هذا لا يعني أن كل ما تفعله سينتهي به الأمر إلى أن يصبح تحفة معمارية أسطورية؟

في معظم الأوقات، من الأفضل أن تفعل ما يُطلب منك القيام به في فترة زمنية قصيرة بجودة مقبولة بدلاً من القيام بذلك بجودة متخيلة في فترة زمنية طويلة، مما سيسمح لك بإنجاز المزيد في وقت أقل زمن.

ستتعلم من أخطائك وتتحسن بمرور الوقت، خاصة إذا كنت تقوم بعمل إبداعي مثل الكتابة أو التصميم أو البرمجة.

12- التزود بالوقود بأخذ فترات راحة بين كل مهمة

الراحة ضرورية، وعندما تفصل انتباهك عن العمل أو الدراسة بين كل مهمة، سوف تتجدد وتحفزك على الاستمرار.

هذا ليس كل شيء، إذا كنت ترغب في تحفيز عقلك أثناء أداء أي مهمة، فخصص وقت فراغك للقيام بأفضل الأنشطة التي تستمتع بها.

فمثلاً خصص وقت الرابعة لكي:

تلعب اللعبة المفضلة لديك.
قنواتك الأكثر مشاهدة على YouTube.
أنت تقرأ أفضل كتاب تفضله أو تريد قراءته.
الدردشة مع أصدقائك المفضلين على برامج الدردشة المختلفة.
لكي تذهب إلى التنزه قليلاً.

بهذه الطريقة، يفرز دماغك مادة الدوبامين – وهي مادة كيميائية ينتجها الدماغ وهي المسؤولة عن الشعور بالرفاهية والإنجاز، كما هو الحال عندما تتلقى جائزة أو هدية.

وكلما استمررت في القيام بذلك، كلما اعتاد عقلك على حقيقة أنه عندما يفعل ما يُطلب منه القيام به، فإنه يحصل على المكافأة التي ينتظرها، مما يساعدك على القيام بما هو مطلوب منك بسرعة وكفاءة.

تعد إدارة الوقت مهمة للغاية، خاصة في عصر المعلومات الذي نعيش فيه حاليًا، نظرًا لوجود العديد من المهام تحت تصرفنا، فنحن بحاجة إلى استيعاب المعلومات ومعالجتها.

أيضًا، الوقت هو أثمن عملة لدينا، لذلك علينا التأكد من أن كل ثانية نقضيها تنفق على شيء مفيد لنا، لأن ما نقضي الوقت فيه لا يمكن استعادته أبدًا.

على نفس المنوال، فإن نصائح إدارة الوقت هذه هي مجرد قطرة مطر، ولم نبدأ بعد … ولهذا آمل أن تظل على اتصال بموقعنا من خلال تنشيط إشعار الجرس الأحمر أدناه.

هناك الكثير من المعلومات والطرق لتنظيم وقتك وتحسين الإنتاجية التي سننشرها مرارًا وتكرارًا … لا تفوت أيًا منها، لأن إحداها قد تغير حياتك للأفضل.

أهم مقالات تم نشرها علي موقعنا وننصح بقراءتها جميعا

من خلال قراءة هذه المقالات الموصى بها، يمكن للقارئ الحصول على معلومات مفيدة وقيمة تساعده في فهم مفاهيم جديدة أو تعميق معرفته في مواضيع معينة. ومن خلال الوصول إلى المقالات الأكثر شهرة وشعبية، يمكن للقراء تحسين مهاراتهم في القراءة والكتابة وتعزيز معرفتهم في مجالات مختلفة.

علاوة على ذلك، فإن هذه المقالات توفر فرصة للقراء لتوسيع آفاقهم وتعلم المزيد عن موضوعات يعتقدون أنها قد تكون مهمة بالنسبة لهم. وبالتالي، يمكن لهذه القائمة من المقالات أن تكون مرجعًا مفيدًا للقراء المهتمين بتحسين أنفسهم وتطوير معرفتهم في مواضيع مختلفة.

وبشكل عام، يمكن القول إن هذه المقالات تعكس أهمية المحتوى الذي يتم نشره على الموقع، ويوفر للقراء فرصة للوصول إلى مقالات ذات جودة عالية ومفيدة، وبالتالي يمكن أن يساعد في تحقيق الأهداف التعليمية والمهنية للقراء.