9 طرق لزيادة الإنتاجية في العمل وتحسين أدائك

Dukan Efada10/03/2023آخر تحديث: 07/11/2023

20 12 دقائق

يرتبط نجاح الناس في الحياة العملية بإنتاجيتهم. كلما كان الشخص أكثر إنتاجية، كلما بدأ في تحقيق أهدافه بشكل مطرد وتطوير حياته العملية.

أما بالنسبة لتعريف الإنتاجية، فهو لا يتعلق فقط بعدد المهام، لأن الكثير من الناس يعتقدون أن الشخص عالي الإنتاجية هو شخص مشغول دائمًا، يقوم بالعديد من المهام في نفس الوقت، وليس لديه وقت للقيام بها. أي جانب آخر من جوانب حياته، لكن هذا سوء فهم.

الأشخاص الأكثر إنتاجية هم أولئك الذين يمكنهم تحقيق أهدافهم بأقل قدر من الوقت والجهد.

هنا يأتي السؤال المهم، ماذا يمكنك أن تفعل لتكون أكثر كفاءة؟ وستتحدث الإجابات التي سنناقشها في هذه المقالة عن كيفية أن تكون أكثر إنتاجية وما هي المشكلات التي تمنعك من أن تكون أكثر إنتاجية؟ ظمىمئءنؤى؟

سنوصي أيضًا ببعض التطبيقات التي يمكن أن تساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية، بالإضافة إلى بعض العادات التي، إذا قمت بتطويرها، ستؤثر بالطبع على إنتاجيتك.

محتويات المقالة عرض

خطوات فعالة لتصبح أكثر إنتاجية

أولاً: راقب وقتك

لا شك أن الوقت عامل رئيسي في مساعدتك على أن تكون أكثر إنتاجية.

إليك طريقة بسيطة وعملية لمراقبة وقتك وكيف تقضي يومك:

خذ قطعة من الورق وقلمًا، واصنع طاولة مقسمة إلى 24 مربعًا تمثل ساعات يومك.
خذ الوقت الأساسي الذي تستغرقه الأنشطة اليومية، أي 8 ساعات من النوم، و 8 ساعات من العمل، وساعة أخرى من الأنشطة المختلفة.
ستلاحظ 7 ساعات يوميًا بدون هدف، أو ما يعادل 50 ساعة في الأسبوع بدون هدف محدد.
يمكنك التقليل من هذا الرقم، ولكن إذا قمت بحساب 50 ساعة في الأسبوع على متوسط عمر الإنسان، فأنت تضيع سنوات عديدة من الوقت.

كما تقول الآية: “نبضات القلب تخبره أن الحياة دقائق وثواني”. لاحظ، لأن حياتك ضائعة، حاول ألا تضيع وقتك في أشياء غير مجدية، بينما يمكنك أن تقضي حياتك بطريقة أفضل كل دقيقة، مما يجعلك أكثر فعالية.

ثانيا: حدد أهدافك

وفقا لدراسة علمية نشرت في مجلة علم النفس التطبيقي عام 2011 والتي تناقش موضوع الطب النفسي. تؤكد نتائج هذه الدراسة أن تحديد الأهداف بشكل واضح ومفصل له تأثير إيجابي وفعال على تحقيقها بنجاح.

الجدير بالذكر أن هناك أداة عملية تساعدك في تحديد أهدافك وأولوياتك، ابتكرها العالم “بول ماير” ورائد في مجال التدريب، أطلق عليها اسم “دائرة الحياة”.

هذه الأداة التي يستخدمها العلماء في مجال التدريب، تساعدك على تحديد أهدافك من خلال مراقبة كيف تقضي وقتك ومدى رضاك وسعادتك بكل جزء من حياتك.

ولكى تقوم بتطبيقها قم بتنفيذ الآتي:

احضر ورقة وقلم.
ارسم دائرة مقسمة إلى 8 أجزاء. تمثل هذه الأقسام 8 فئات في حياتك تتعلق برفاهيتك. الأقسام الثمانية هي (عملي، مالي، صحي، العائلة والأصدقاء، شركاء الحياة، التطوير الذاتي، التطوع، الاستجمام والمرح).
في كل قسم، قيم نفسك من 1 إلى 10، وللتحقق من صحة تقييمك، يرجى الإجابة على بعض الأسئلة المتعلقة بكل قسم.

فيما يلي بعض الأسئلة التي يجب الإجابة عليها من كل جانب:

الجانب العملي:

هل تعجبك وظيفتك، هل أنت راضٍ عن وظيفتك الحالية؟
هل تعمل في مجال تريد فيه مواصلة تطوير نفسك؟
هل يعود عليك بعائد مادى يكفى احتياجاتك؟

الجانب المادي:

هل جميع مصادر دخلك تكفيك مادياً؟
هل تعتمد فقط على نفسك ماليًا؟
هل يوجد لديك أي ديون؟
هل المال هو الوسيلة الوحيدة لإسعادك؟

الجانب الصحي:

إلى أي مدى تهتم بصحتك النفسية والجسدية؟
هل تشعر بالرضا نحو مظهرك الخارجي؟
هل لديك أي أمراض مزمنة؟

جانب الأهل والأصدقاء:

هل لديك أصدقاء تثق بهم؟
كم من الوقت تخصصه لأصدقائك؟

جانب شريك الحياة:

هل راضي عن شريك حياتك؟
كم تقضى من الوقت مع شريك حياتك؟

جانب تطوير الذات:

هل أنت متفتح لتجربة تجارب جديدة ومختلفة؟
هل تعمل جاهداً لتطوير ذاتك؟

الجانب الترفيهي:

هل لديك أي هواية؟
هل تخصص وقتًا لهواياتك ووقت فراغك؟

الجانب التطوعي:

هل لديك سمة مساعدة الآخرين؟
هل لديك فرصة لمساعدة الآخرين دون التأثير على بقية حياتك؟

بعد الإجابة على الأسئلة السابقة، امنح نفسك تقييمًا لكل قسم.

إذا كانت النتيجة من 8 إلى 10، فأنت راضٍ عن هذا القسم، لكنك ستستمر في تحسينه.

وإذا كانت من 7 إلى 5، فهذا يعني أنك بحاجة إلى استثمار المزيد من الوقت لتطوير هذا الجزء.

إذا كانت من 1 إلى 4، فهذا يعني أنك لست على مستوى العلامة وتحتاج إلى خطة محددة للتعامل مع هذا الجزء، حيث قد يتسبب في بعض المشاكل في حياتك ويمنعك من أن تكون منتجًا.

ثم قم بتحليل النتائج بالإجابة على بعض الأسئلة التالية:

ما أقل الأجزاء من حيث عدد النقاط ؟
ما هي درجاتك المثالية لكل قسم؟ لا يجب أن تكون الدرجة المثالية 10. يمكن أن يكون أقل حسب تفضيلاتك.
ما النتيجة التي تريد تحقيقها في غضون بضعة أشهر أو سنة؟

أخيرًا، لديك الآن تقييم مفصل لحياتك يقودك إلى مرحلة التوازن، وهو الهدف الرئيسي لتجربة عجلة الحياة.

هذا يعني أنك إذا كنت تقضي معظم وقتك في العمل، فستكون الدرجات الأعلى في العمل والأشياء المادية، لذلك قد تجد نفسك تفتقر إلى الأسرة وشريك الحياة والعمل التطوعي.

يؤدي هذا إلى عدم توازن قد تقلل من شأنه في البداية لأن أولويتك الحالية هي عملك، ولكن بمرور الوقت يؤثر أيضًا على عملك وتصبح أقل إنتاجية لأنك بدون تحقيق توازن في الحياة بشكل عام، هناك توازن يجعلك أكثر إنتاجي.

ثالثاً: اتبع طريقة صندوق إدارة المهام

يهدف هذا المربع إلى سد هذه الفجوة التي وجدتها أثناء تنفيذ الخطوات السابقة المتعلقة بدورة الحياة. يحتوي على خطوات لمساعدتك في تحديد الأولويات، وتمكينك من تنفيذ جميع المهام التي تحتاج إلى القيام بها، وتحقيق التوازن في جميع مجالات حياتك، مما يؤهلك في النهاية لتكون أكثر إنتاجية في العمل.

بادئ ذي بدء، وفقًا لأولوياتك الخاصة، ضع خطوات محددة ومناسبة لكل جزء، يمكنك التعلم من أسلوب الرئيس الأمريكي الأسبق “ديفيد أيزنهاور”، وهو الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة.

لأنه كان واحدًا من أكثر الأشخاص إنتاجية واستطاع حتى الحفاظ على استمراريته لعدة سنوات. يستخدم David طريقة مربعات إدارة المهام، والتي تقسم مهام حياتك إلى أربعة أنواع.

يمكنك تصنيف هذه المهام عن طريق تقسيم المربع إلى أربعة أجزاء، وهي:

الجزء الأول يمثل المهام المهمة والعاجلة.
القسم الثاني يمثل المهام الهامة غير العاجلة.
القسم الثالث يمثل المهام العاجلة غير الحرجة.
القسم الرابع يمثل مهام غير مهمة وغير عاجلة.

ميزة هذه الأداة هي أنها يمكن أن تساعدك على تخصيص وقتك بطريقة متوازنة وتحديد أهم أولوياتك في يومك، لكن نصيحة عالم النفس “David Primack” هي أنه “عند أداء مهام عاجلة مهمة، يجب عليك أولاً إكمال المهام الصعبة ثم المهام السهلة التي تستمتع بها حتى تكون متحمسًا لإكمال الباقي.

لإثبات صحة هذه النظرية، ظهرت دراسات على عمال مطاعم الوجبات السريعة يقومون بالعديد من المهام العاجلة. أكد لهم رؤسائهم أنهم إذا أكملوا هذه المهام، فسوف ينقلونهم إلى مكان ما مع المهام التي يفضلونها.

في الواقع، النتيجة هي أنهم يكملون المهام بشكل مثالي وفي وقت أقل لأنهم متحمسون ولكنهم لا يقومون بمهام متعددة.

أنت تكذب على نفسك، وتشتت انتباهك على الفور، وأحيانًا تكون كسولًا، ولا تكمل العديد من المهام بنفس المستوى من الكفاءة، فليس الأمر كما لو كنت تركز على مهمة واحدة، وعندما تنتهي من ذلك، سأنتقل إلى العنصر الثاني.

لذلك يمكننا القول أن تعدد المهام يقلل من إنتاجيتك بنسبة 90٪ على الأقل. خلاصة القول، لقد حددت الأهداف والأولويات وخططت بتواريخ محددة، فماذا لو لم تكن أكثر إنتاجية بعد كل هذه الجدولة، انظر إلى ما يعيقك عن الكفاءة.

أهم عوائق الإنتاجية وكيف تتعامل معها

في الطريق إلى أهدافك، قد تواجه عقبات تمنعك من أن تكون منتجًا.

ومن أهم هذه المعوقات:

1. التسويف

إنه شكل من أشكال فشل التنظيم الذاتي، ومماطلة غير عقلانية على الرغم من العواقب السلبية المحتملة.

لكن ما الذي يجعلك تماطل في العمل؟

وهناك أسباب نفسية وتفسيرات علمية لذلك منها:

عدم الثقة بالنفس.
الخوف من البداية.
تراكم المهام مما قد يسبب لك التوتر.
تردد، وقد تواجه عقبات في اتخاذ القرار.
من المؤكد أن السعي لتحقيق الكمال وانتظار الظروف المثالية سيؤدي إلى التسويف المستمر.

يشرح العلم أن التسويف والشعور بعدم الرغبة في إكمال مهمة في الوقت الذي تحدده لنفسك يحفز مراكز الألم في دماغك، والذي يترجم في الواقع إلى الشعور بالألم.

لذلك يحاول العقل تشتيت انتباهك عن الألم بفكرة ممتعة، وهي تأجيله وإيجاد بديل ممتع، مثل تصفح مواقع التواصل الاجتماعي على هاتفك، والنوم، وتناول بعض الأطعمة اللذيذة، وما إلى ذلك.

وكل هذه الاختيارات ما هي إلا تضييع لوقتك، راحة مؤقتة ومتعة، عليك أن تتدرب في وقت التسلية والمتعة، لكن لا يزال عليك إتمام هذه المهمة، فما الحل؟

علاج التسويف

بداية حل أي مشكلة، الاعتراف، الاعتراف. بادئ ذي بدء، يجب أن نحدد سبب المماطلة، مثل مهمة كبيرة ووقت طويل، ونقسمها إلى مهام صغيرة.

تنقسم هذه المهام الصغيرة إلى أوقات أصغر، ومع الانتهاء من كل مهمة صغيرة، ستشعر بالإنجاز وتقترب أكثر من المهمة الكبيرة.

إذا كنت تفتقر إلى الثقة والتردد والخوف منذ البداية، فهذا بالتأكيد سيمنحك الفرصة لاتخاذ خطوات بسيطة، ومع المهام المتتالية، ستكتسب المرونة وتصبح أكثر كفاءة.

إن مسامحة نفسك عن أي وقت ضائع في عملية إكمال المهام سيساعدك على التخلي عن المثالية.

على العكس من ذلك، إذا التزمت بالمواعيد النهائية، فاحرص على مكافأة نفسك لتكون متحمسًا لإكمال الباقي، مما يقودنا إلى العقبة الثانية في الإنتاجية، وهي الافتقار إلى الدافع.

2. عدم وجود حافز

يعد تشجيع نفسك بالحوافز عاملاً مهمًا للغاية في الإنتاجية المستدامة، ومن أجل إكمال أي مهمة، من الضروري أن يكون لديك حافز لتحفيزك على إكمالها.

يقسم علماء النفس الدافع إلى ثلاثة أجزاء:

التنشيط.
المثابرة.
الشدة.

يتم التعبير عن التنشيط على أنه تحفيز قرارات التفكير والعمل، ويتم التعبير عن المثابرة على أنها المثابرة والاستمرارية، ويتم التعبير عن الكثافة على أنها درجة التركيز أثناء المهمة.

إذا كان لديك الدافع، فسوف تتحسن إنتاجيتك بشكل كبير.

علاج عدم وجود حافز للإنتاج

حدد سببًا لكل فعل تقوم به، واسأل نفسك غالبًا لماذا تفعل ما تفعله؟ إذا وجدت السبب، ستجد الدافع للبدء.

تغلب على الشعور بالملل، وتحدث إلى نفسك بكلمات تشجيع إيجابية، وقاوم أي سلبية في قلبك، ولا تنس عامل المكافأة الذي يجعلك أكثر تحفيزًا.

من أشهر طرق التعامل مع حوافز الإنتاج طريقة بومودورو، يمكنك أن تجد شرحاً مفصلاً في إحدى مقالاتنا السابقة، ها هو الرابط الخاص بها:

أفضل طريقة لإدارة الوقت (وضعها خبراء وباحثون)

عناصر الإنتاجية

تنقسم عناصر الإنتاجية إلى 3 عناصر:

أولاً الوقت

يشتكي الكثير منا من أنه ليس لديه وقت، لكن هذه فكرة خاطئة. ستحصل على درجات ممتازة إذا نظمت وقتك جيدًا وحددت الأوقات التي يمكنك العمل عليها، على سبيل المثال، وقت التطوير الذاتي، إلخ.

من المهم أيضًا أن تحدد متى تكون أكثر تركيزًا وأن تجعلهم يركزون على عملك ليكونوا أكثر إنتاجية.

هنا في موقعنا لدينا العديد من المقالات لمساعدتك على تنظيم وإدارة وقتك بشكل صحيح، وإليك بعضًا منها:

كيفية إدارة الوقت خطوة بخطوة
نصائح لتنظيم الوقت (شغل أقل و لعب أكثر)
أفضل كتب إدارة الوقت والإنتاجية

ثانيا الطاقة

تتأثر طاقتك اليومية بعاملين، عقلي أو روحي وآخر جسدي.

يمكن أن يؤثر الحصول على قسط كافٍ من النوم وتناول طعام صحي وممارسة الرياضة على العوامل الجسدية. تتأثر العوامل النفسية أيضًا بالأخبار وما تتابعه على وسائل التواصل الاجتماعي يوميًا.

يجب أن تتجنب التركيز على الأخبار السيئة والمحتوى السلبي في بداية يومك، لأن هذا يمكن أن يغذيك بالسلبية، ويستنزف طاقتك العقلية، ويقلل من إنتاجيتك. يمكن استخدام وسائل التواصل الاجتماعي للتركيز على المحتوى الهادف الذي سيساعدك على النمو في مجال عملك.

ثالثاً التركيز

ينقسم التركيز الى نوعين:

أولاً التركيز على مستوى دقائق الساعة

يجب عليك فقط التركيز على مهمة واحدة وإكمالها واحدة تلو الأخرى حتى نهاية اليوم.

يجب أن تدرك جيدًا أن الإلهاء سيقلل من الإنتاجية، ويمكن علاج مشكلة الإلهاء باستخدام قاعدة العشر دقائق. إنه اختبار لتركيزك ويستمر من 10 إلى 15 دقيقة، وخلال هذه الفترة تركز على شيء واحد وتبتعد عن أي مشتتات.

إذا كنت تقوم بهذا التمرين البسيط كل يوم، بالطبع، ستصبح أكثر تركيزًا وإنتاجية، ولا تنس تقنية بومودورو التي ذكرتها لك للتو.

ثانياً التركيز على مستوى الشهور والسنين

لتحسين التركيز على مدى فترات زمنية أطول، حاول ألا تقفز بين مشاريع أو مهام متعددة في وقت واحد، حتى لو كنت تواجه مشكلة في أحدها. تحلى بالصبر والمثابرة طالما أنك واثق من أن المشروع سيفيدك وأنه مخطط له بشكل صحيح.

في الختام، ركز على هدف واحد ثم انتقل إلى هدف آخر لزيادة الإنتاجية وعدم الوقوع في فخ الإلهاء، كما يقول عالم النفس “فرانسيس بوث” في كتابه “فخ الإلهاء”. اليوم، تصاب عقولنا بما يسمى عقل القرد.

هذا هو مصطلح عقل القرد، وهو مجرد تشبيه لعدد كبير من المشتتات التي نحصل عليها يوميًا من خلال التنقل بين تطبيقات الوسائط الاجتماعية على هواتفنا هذه الأيام.

كيف تخرج من مصيدة التشتت؟

حدد ساعات محددة لوسائل التواصل الاجتماعي خلال النهار خارج ساعات العمل.
قم بإيقاف تشغيل جميع المشتتات الرقمية أثناء العمل.
استخدم التطبيقات التي تساعدك على التركيز وإدارة وقتك بذكاء.

تطبيقات تساعدك لكي تكون أكثر إنتاجية

هناك العديد من التطبيقات التي تساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية، بما في ذلك:

1. تطبيق أو خاصية Strict Work flow

إنها وظيفة إضافية للمتصفح تحظر مؤقتًا مواقع الويب التي يمكن أن تشتت انتباهك وتستهلك وقتك من خلال جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يتوافق هذا التطبيق مع تقنية Pomodoro حيث أنه يحجب مواقع الويب لمدة 25 دقيقة، وهو مقدار الوقت الذي تحتاجه لإكمال مهمتك.

كل ما عليك فعله هو تخصيص تطبيقات لمواقع الويب التي تشتت انتباهك، وهناك تطبيقات على هاتفك يمكنها أداء نفس المهام مثل تطبيقات قفل التطبيقات، والتي ستجعلك بالطبع أكثر تركيزًا وبالتالي أكثر إنتاجية.

هناك أيضًا تطبيقات تساعدك في سرد مهامك اليومية، لذا لا يجب أن تعتمد على معرفتها دون كتابتها، حيث يوجد خطر نسيان بعضها.

من ناحية أخرى، ستساعدك مهام الكتابة على عدم تفويت الكثير من المرح عند تقييم أدائك في نهاية اليوم، وستجد أنك أكملت معظم مهامك اليومية.

2. تطبيق Microsoft to do

هذا أحد تطبيقات قائمة المهام التي تتضمن ميزة التكرار للمهام المتكررة اليومية، ويمكنك كتابتها خطوة بخطوة إذا كانت مهامك تتضمن خطوات متعددة.

يمكنك أيضًا التخطيط لليوم التالي أو الشهر بأكمله، وميزة تاريخ الاستحقاق التي تعين تواريخ محددة لكل مهمة، وخيارات تذكير التنبيه.

3. تطبيق Tick Tick

يحتوي هذا التطبيق على تقنية Pomodoro لمساعدتك على التخلص من التسويف، وهي تقنية تعتمد على تقسيم مهامك إلى أجزاء صغيرة أو جلسات صغيرة، مدة كل جلسة 25 دقيقة، تليها استراحة 5 دقائق، وبعد 4 جلسات تمدد فترة الراحة يتوقع.

هذا تطبيق عملي للبقاء مركزًا وعدم السماح للملل بالتدخل في مهامك. شهد العديد من أصحاب الأعمال نتائج مذهلة في زيادة الإنتاجية عندما جربوا هذه الميزة.

يوضح لك التطبيق مقدار الوقت الذي استغرقته كل مهمة، وعدد الجلسات التي استغرقتها لإكمال كل مهمة، مما يتيح لك أن تكون أكثر وعياً بوقتك ولا تنسى الابتعاد عن المشتتات أثناء عملك حتى تنتهي التجربة بنجاح، و زيادة الإنتاجية.

كما قال نابليون، “أي هدف هو مجرد حلم ما لم تحدد وقتًا محددًا له”.

للحصول على قائمة كاملة بأهم تطبيقات إدارة الوقت والإنتاجية، إلى جانب روابط التنزيل، اقرأ مقالاتنا على الروابط التالية:

أفضل التطبيقات لإدارة الوقت والإنتاجية

الخاتمة

انتبه لمثلث الصحة، وهو النوم والأكل الصحي والتمارين الرياضية. يعتقد الكثير من الناس أن الأشخاص الأكثر إنتاجية هم الذين لا ينامون جيدًا، لكن هذا مفهوم خاطئ.

لأنه إذا حصلت على قسط كافٍ من النوم كل يوم، فهذا يجعلك أكثر نشاطًا وإنتاجية، وتظهر الأبحاث أن الحصول على سبع إلى تسع ساعات من النوم يوميًا يمكن أن يساعدك على التركيز بشكل أفضل وتحسين صحتك.

فيما يتعلق بالتمرين، بغض النظر عن مدى انشغالك كل يوم، يجب أن تصر على تخصيص الوقت، وممارسة بعض التمارين كل يوم، ومحاولة صعود الدرج بدلاً من ركوب المصعد كل يوم، وإكمال مثلث الصحة. يجب الانتباه لتناول طعام صحي. بالطبع، إذا اعتدت على هذه العادات، فسوف تكتشف تغييرات فعالة في إنتاجيتك.

ولأنك من المفترض أن تكون أكثر إنتاجية، وتواصل دائمًا المحاولة ولا تيأس، فنحن نؤكد لك أنه إذا اتبعت الخطوات العملية التي نقدمها في هذه المقالة بناءً على خبرة علماء النفس والخبراء، فستبدأ في اتخاذ خطوة ناجحة الخطوة الخطوة الأولى في نهجك لزيادة الإنتاجية.

أهم مقالات تم نشرها علي موقعنا وننصح بقراءتها جميعا

من خلال قراءة هذه المقالات الموصى بها، يمكن للقارئ الحصول على معلومات مفيدة وقيمة تساعده في فهم مفاهيم جديدة أو تعميق معرفته في مواضيع معينة. ومن خلال الوصول إلى المقالات الأكثر شهرة وشعبية، يمكن للقراء تحسين مهاراتهم في القراءة والكتابة وتعزيز معرفتهم في مجالات مختلفة.

علاوة على ذلك، فإن هذه المقالات توفر فرصة للقراء لتوسيع آفاقهم وتعلم المزيد عن موضوعات يعتقدون أنها قد تكون مهمة بالنسبة لهم. وبالتالي، يمكن لهذه القائمة من المقالات أن تكون مرجعًا مفيدًا للقراء المهتمين بتحسين أنفسهم وتطوير معرفتهم في مواضيع مختلفة.

وبشكل عام، يمكن القول إن هذه المقالات تعكس أهمية المحتوى الذي يتم نشره على الموقع، ويوفر للقراء فرصة للوصول إلى مقالات ذات جودة عالية ومفيدة، وبالتالي يمكن أن يساعد في تحقيق الأهداف التعليمية والمهنية للقراء.