طرق زيادة الإنتاجية | 9 طرق فعالة لزيادة الإنتاجية في العمل وتحسين أدائك

يا إلهي، لدي الكثير من الأعمال غير المكتملة وقد مر وقت العمل؟

يطرح الكثير منا على أنفسنا هذا السؤال، بدهشة وخيبة أمل كبيرة، كيف أضيع هذا الوقت دون إكمال المهمة الأكثر أهمية التي طلب مني مديري القيام بها أو أهم مهمة في قائمة المهام الخاصة بي؟

يمكن أن يكون الموقف أكثر كارثية عندما نجد أنفسنا في هذا الموقف لفترة طويلة من الزمن، مما قد يؤدي إلى تفاقمه وأحيانًا غضب المدير.

مع وجود الكثير من المشتتات حولنا ؛ نصبح كما لو أننا نحارب أنفسنا لأداء المهام وتحقيق مستوى مُرضٍ من الإنتاجية.

سواء كنت تسعى إلى مهنة أو وظيفة، أو تتعلم شيئًا ما، أو تعمل في مشروعك الخاص ؛ من المهم أن تعرف كيف تكون منتجًا وكيفية الاستفادة القصوى من وقتك في نهاية اليوم دون ندم.

لا تظن أن من يحقق إنتاجية عالية هم أبطال خارقون، بل على العكس هم أناس عاديون، لكنهم لم يستسلموا للوضع، بل أصروا على تغيير حياتهم.

في هذه المقالة، سأناقش معك أهم النصائح والاستراتيجيات للإجابة على السؤال الشائع الذي نسأله جميعًا ؛ “كيف يمكنني أن أكون أكثر إنتاجية حتى لا يطردني مديري؟” بالإضافة إلى ذلك، سأقدم لك مجموعة مهمة من الأدوات لمساعدتك في تحقيق هذا الهدف.

محتويات المقالة عرض

كيفية زيادة الإنتاجية في العمل | طرق زيادة الإنتاجية

1. فرغ كل ما في داخل عقلك

مع وجود الكثير من الأفكار التي تدور في رأسك، والمهام التي كلفك بها رئيسك، وما الذي ستفعله لإنجازها، وما رأيك في حياتك الشخصية، فإن عقلك مليء بالعديد من الأفكار المختلطة التي تحتاج إلى فرزها انتهي النوع. منظم.

لجعل الأمور أكثر صعوبة، يعاني بعض الأشخاص من اضطراب نقص الانتباه وفرط النشاط (ADHD)، وفي هذه الحالة تدور الكثير من الأفكار في أذهانهم، مما قد يصرفهم عن ما يفعلونه.

الحل لهذا الموقف هو إفراغ عقلك من كل الأفكار التي تدور في رأسك حتى لا تقضي يوم العمل بأكمله في مطاردة أفكارك. تطبيقات تدوين الملاحظات مثل Google Keep.

2. تجنب تعدد المهام Multi-tasking

ربما تكون قد سمعت المصطلح من قبل في بيئة العمل أو من خلال متخصص. في تعدد المهام، يقوم الأشخاص بالتبديل بين المهام، وإكمال جزء من المهمة دون إكمالها، ثم تركها والانتقال إلى مهمة أخرى، وبالتالي القفز بين المهام.

هناك فئة من الأشخاص تعتقد أن تعدد المهام هو حلتها القوية، ولكن في الواقع، يمكن أن يضر تعدد المهام أكثر مما ينفع. بدلاً من ذلك، ركز على مهمة واحدة، وامنحها الوقت، ثم انتقل إلى مهمة أخرى.

سيوفر لك تجنب تعدد المهام وقت الركض ذهابًا وإيابًا بين المهام وإعادة التركيز على كل مهمة.أعلم أن العديد من القراء قد حيرتهم هذه المشكلة ولم يجدوا حلاً لها، خاصة أولئك الذين يعملون رقميًا. في الواقع، هناك تطبيق بسيط يمكنه المساعدة في ذلك.يسمى هذا التطبيق Forrest، ويمنحك هذا التطبيق 25 دقيقة لإكمال مهمة محددة ويمنع الباقي، على سبيل المثال: لديك 4 نوافذ على متصفح Chrome، وفي أحدها تعمل على مهمة، لذلك يغادر التطبيق هذه النافذة وتحجب باقي النوافذ.عندما تنتهي من العمل لمدة 25 دقيقة، فإن التطبيق يبني لك شجرة (افتراضيًا)، لكنها مزروعة في الحياة الواقعية كجزء من ممارسات الشركة للحفاظ على البيئة، ويمكنك متابعة الشجرة أثناء نموها.عندما تكون على وشك الدخول إلى نوافذ أخرى، يخبرك التطبيق أن الشجرة لن تنمو. يلعب التطبيق دورًا في علم النفس السلوكي لا يحب الشخص أن يخسره، خاصةً عندما يرى شيئًا ينمو أمام عينيه.تكوين الغابة: حافظ على تركيزك كن امتدادًا موجودًا على متصفح Google Chrome الخاص بك حتى تتمكن من استخدام الأداة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.تجدر الإشارة إلى أن هناك العديد من ميزات Google Chrome التي يمكن أن تساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية وتوفر الوقت، بما في ذلك ملحقات Google Chrome الرائعة التي تتيح لك اختصار الكثير من الوقت وتنفيذ العديد من المهام بسهولة.

3. اخلق بيئة خالية من المشتتات

لا أحد يستطيع أن ينكر مقدار الإلهاء الذي لدينا في حياتنا، فقد أصبحت حياتنا شاشات في العمل وشاشات في المنزل، وتعليقات على وسائل التواصل الاجتماعي وإشعارات الهاتف مثل القصص (إذا لم ننتبه، أعتقد أنهم لصوصنا. الوقت) كم نتصفح)، تحديثات البريد الإلكتروني، أي شخص يدخل ويخرج إذا كنت تعمل في مكتب ويأتي زملاؤك في العمل من موظف.السؤال الذي يطرح نفسه بعد ذلك هو كيفية زيادة الإنتاجية في بيئة العمل وإزالة كل المشتتات؟

قم بإيقاف تشغيل إشعارات الهاتف خلال ساعات العمل.
إنه اختيار جيد إذا كان بإمكانك العمل في غرفة مغلقة.
إذا زاد تركيزك مع قليل من الموسيقى الهادئة، قم بتشغيلها لفترة حتى تصل إلى نقطة تركيزك القصوى.
قبل أن تبدأ مهامك، ابدأ يومك بممارسة تأمل قصيرة على مكتبك.

تذكر: يمكنك تعيين وقت بعد الخروج من العمل للتحقق من البريد الإلكتروني والرد على الرسائل التي تتطلب ردًا، أو يمكنك تقسيم هذا الوقت بين التحقق من البريد الجزئي في الصباح والجزء الآخر بعد الخروج من العمل.

قد تسألني: لقد قمت بتحسين بيئة العمل الخاصة بي، ولكن الآن زملائي هم العقبة الوحيدة، فماذا أفعل؟

من الآن فصاعدًا، ضع لنفسك نظامًا جديدًا حيث يمكنك التواصل معهم فقط في أوقات معينة، مثل أثناء فترات الراحة أو في فترة ما بعد الظهر. قد لا يحب بعض الزملاء هذا النظام وهذا النوع من الصرامة، لكنك تفعل ذلك لمصلحتك.

بغض النظر عن مقدار رفضهم، فإنهم يتكيفون مع الموقف بعد فترة أطول أو أقصر. قد يسخر منك بعض الناس بسبب هذا القرار، لكن تجاهله، ضع نفسك في المرتبة الأولى وكن منتجًا.

4. نظم أولوياتك

هل لديك العديد من المهام المختلفة التي تتطلب مجهودًا مختلفًا منك؟ من منا ليس كذلك. الأولويات التنظيمية هي حلول واستراتيجيات ناجحة تساعد على زيادة الإنتاجية، كما أثبت قادة العالم في جميع أنحاء العالم على مر السنين.

كيف أنظم أولوياتي ومهامي في العمل؟

عليك أولاً أن تدرك أن المهام تختلف في الجهد المطلوب، ووقت التسليم، ومدى أهميتها بالنسبة لك. يمكن استخدام مصفوفة أولوية أيزنهاور هنا، مقسمة على النحو التالي:

عاجل ومهم	مهم وغير عاجل
عاجل وغير مهم	غير مهم وغير عاجل

وإليك شرح لكل نوع من المهام:

1. عاجلة ومهمة: المهام التي يجب إكمالها على الفور لا تحتاج إلى تأجيل، على سبيل المثال، المهام التي يطلب منك رئيسك القيام بها يجب أن يتم تسليمها في غضون ساعة.

2. مهمة ولكنها ليست عاجلة: على سبيل المثال، المهام التي يجب إكمالها اليوم أو في الأيام القليلة المقبلة، ولكن ليس الآن، فمن الأفضل ترتيبها في الوقت المناسب، أو عندما تصبح فارغًا من الأشياء. هو – هي.

3. عاجل وغير مهم: إنه شيء يجب القيام به الآن، لكنه ليس مهمًا، فمن الأفضل تفويضه إلى شخص ما. مثال: يفوض بعض المديرين مثل هذه المهام لأعضاء الفريق حتى يتعلموا القيام أو تعلم مهارة معينة.

4. ليست مهمة وليست عاجلة: إنها مهمة يمكن التخلي عنها لأنها غير مهمة، لأنه يجب عليك الانتباه إلى المهمة المهمة، أو المهمة التي قد تتأذى إذا لم تقم بها.

المفاتيح العشرة للنجاح | 10 دروس تعلمتها من فشلي (ستساعدك على النجاح)

5. خذ استراحة على فترات منتظمة

يرتكب العديد من العمال خطأً فادحًا يتمثل في الاستمرار في العمل لساعات طويلة دون أخذ استراحة، على الرغم من أن الأبحاث تظهر أن فترات الراحة يمكن أن تزيد الإنتاجية.

يمكن أن يقلل الجلوس على الكراسي والمكاتب لفترات طويلة من النشاط والتركيز، ويجب أن تأخذ فترات راحة قصيرة وتتدرب على المشي أو شرب مشروبك المفضل أو أي شيء يعزز الحركة.

بالإضافة إلى ذلك، فإن أخذ فترات راحة منتظمة يمكن أن يقلل من حالات إجهاد اتخاذ القرار، والذي ينتج عن الإفراط في التفكير والتركيز في العمل لفترات طويلة من الوقت، مما قد يؤدي بك إلى ارتكاب العديد من الأخطاء بناءً على القرارات السيئة التي تتخذها في العمل أثناء فترة العمل.

6. حدد وقت تقديري لكل مهمة

أسمع العديد من أصدقائي وزملائي يشكون من أنهم يؤدون مهمة واحدة فقط في اليوم، حتى لو لم يستغرق ذلك وقتًا طويلاً.

يحدث هذا لأنه لا يوجد حد زمني لكل مهمة، لذا ما يحدث هو التالي: تبدأ المهمة ثم تنشغل بالدردشة مع الزملاء، ثم تعود إلى المهمة وتأخذ استراحة قصيرة.

ثم تقول إنني سأتحقق من بريدي الإلكتروني بسرعة، فقط لينتهي الأمر بالغرق في بحر من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها، وجذب انتباهك حتى ينتهي العمل.

في هذه الحالة، تحتاج إلى تحديد فترة زمنية لكل مهمة. لقد جربت هذه الإستراتيجية وعملت معي. عندما تجبر نفسك على الانتهاء في وقت معين، ستجد أنك تلتزم به وسيركز عقلك كل انتباهه على إكمال المهمة بحلول التاريخ.

فكر في الوقت كوعاء والمهام على أنها سائل. يأخذ السائل شكل الحاوية، لذلك ستكتمل المهمة في الوقت الذي تقوم بتعيينه فيه.

تخيل عندما يُطلب منك عمل عرض توضيحي واحد، ولديك شهر، وآخر، لكن لديك أربعة أيام، وتجد نفسك تقضي الوقت في كل واحد.

يقول قانون باركنسون: سيزداد عبء العمل لملء أي وقت متاح لإنجازه، لذا أخبر نفسك بما لا ينبغي أن أفعله خلال وقت المهمة.

نظرًا لأنه يمكن القيام بالكثير من الأشياء غير الضرورية وغير المجدية أثناء المهمة، فهناك العديد من الفوائد لعدم القيام بأشياء عديمة الفائدة في الوقت المخصص لإكمال المهمة.

على سبيل المثال، إذا كانت هناك بعض الرسائل التي تحتاج إلى الرد، فخصص 30-45 دقيقة للرد فقط، وحاول الالتزام بهذا الوقت. قد يكون الأمر صعبًا في البداية، ولكن بمرور الوقت ستجد نفسك تحسن الوقت المقدر لمهامك.

ملحوظة: بالطبع، قد تزيد المهمة عن فترة زمنية معينة حددتها مسبقًا لها، ولكن في كثير من الأحيان ستجد أن وقت المهمة أصبح أقل من ذي قبل، وقد تدرك بالفعل أن هذا هو فائدة تحديد المواعيد النهائية، لأن العديد من الأشخاص لن يكملوا المهمة.

اقرأ أيضًا: نصائح لإدارة الوقت (اعمل أقل، العب أكثر)

7. انجز أصعب مهامك في قمة نشاطك

من الحكمة التخلص من أصعب المهام أولاً ؛ في بداية اليوم، نحن مثل بطارية الهاتف الخلوي المشحونة بالكامل، وبمرور الوقت، في كل مرة نستهلك فيها أنفسنا في نشاط ما، تقل هذه البطارية، حتى نصل إلى النقطة. حيث نفد طاقتنا.

ونتيجة لذلك، فإن ترك المهام الصعبة حتى نهاية اليوم يجبرنا على إكمالها في الأوقات التي تكون فيها الطاقة منخفضة للغاية، عندما تكون هناك حاجة إلى أنشطة أو مهام سهلة لا تتطلب التركيز الكامل.

ملحوظة: لا تكمل المهام الصعبة واحدة تلو الأخرى، فهذا سيقلل من مستوى نشاطك ولن تتمكن من متابعة اليوم. بدلاً من ذلك، قم بمهمة صعبة أو ركز أولاً، ثم مهمة أسهل حتى تعود نشطًا ومركّزًا مرة أخرى، وبكل الوسائل، خذ فترات راحة كما قلنا.

8. قم بتدوين ملاحظة بعد ذلك

إذا كنت تنسى باستمرار مهامك وتؤدي إلى انخفاض إنتاجيتك، فهناك حل سهل. يوصي أحد خبراء جامعة ستانفورد بالاحتفاظ بلوحة مهام على مكتبك وكتابة كل مهمة على ورقة لاصقة.

ويمكنك تعيين لون لكل مهمة بناءً على تصنيفات معينة مثل مدى سهولة المهمة، والمدة التي ستستغرقها حتى تكتمل، وتاريخ الاستحقاق للتسليم.

يمكن أن تساعدك أي فئة تختارها على أن تكون أكثر إنتاجية.

نصائح لتنظيم الوقت وإدارته بفعالية | اعمل أقل وفر وقت أكثر

9. قلل عدد الاجتماعات

الاجتماعات لها تأثير سيء على نفسية الموظفين، حيث يشتكي الناس دائمًا من مقدار الوقت المجنون الضائع في اجتماعات عديدة، سواء كان ذلك مع الفريق أو مع المدير، لتحديد ما إذا كان الاجتماع مفيدًا، اطلب من الشخص في الاجتماع أعلن عن الغرض من الاجتماع، إذا كان من الممكن تحقيق الغرض دون اجتماع، فلا بأس بالاعتذار عن الحضور.

تخيل معي أن مديرك يريد منكما أن تعقدا اجتماعًا معًا لمناقشة أهم التطورات في المشروع الذي تعمل عليه كجزء من فريق. يمكنك إرسال نقاط لهم بالبريد بدلاً من الاجتماع.

يمكنك الوصول إلى اتفاق واسع النطاق مع مديرك وفريقك للتواصل عبر البريد الإلكتروني وعقد اجتماع أسبوعي للتحقق من أي أخبار أو تحديثات جديدة بشأن مسألة معينة وإذا كان هناك أي طارئ يمكنك الاتصال بهم.

نصيحة إضافية: يعتقد جيف بيزوس (الرئيس التنفيذي لشركة أمازون) أن مقابلة المزيد من الأشخاص أقل كفاءة ويضيع الوقت.

لذلك لديه قاعدة مثيرة للاهتمام تقول: إن حل مشكلة الاجتماعات غير المجدية هو ؛ يجب عقد الاجتماع فقط عندما يكون لدى الحاضرين بيتزا اثنين فقط.

اقرأ أيصاً:

استراتيجيات التفاوض الفعال تجعلك تفوز دوما علي الطرف الآخر
أفضل كتب إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية

أدوات فعالة لمساعدتك على أن تكون أكثر إنتاجية

1. أداة تريلو Trello

يساعد Trello في تنظيم جميع المشاريع التي تعمل عليها مع فرق مختلفة. يعد Trello أحد أهم الأدوات للحفاظ على إنتاجيتك بفضل ميزاته العديدة وسهولة استخدامه.

2. أداة Toggle

يقدم الموقع مجموعة رائعة من الأدوات لمساعدة العاملين لحسابهم الخاص على تتبع المهام ليكونوا أكثر إنتاجية، بالإضافة إلى أدوات للمماطلين وأدوات إدارة الوقت وغيرها من الأدوات التي تساعد في أشياء مختلفة مثل إدارة المشاريع.

3. أداة Loom

إذا كان فريقك لديه مهمة فنية صعبة، فأنت تشرحها لهم عبر رسالة صوتية على تطبيق WhatsApp، ثم يتساءل الجميع عن التفاصيل الصغيرة، هل تضيع الوقت؟ بالطبع. بدلاً من ذلك، يمكنك في الواقع شرح ذلك لهم حتى يفهموا على الفور.

نواجه جميعًا مثل هذا السيناريو في بيئة العمل، فأنت تشرح شيئًا لفريق العمل الخاص بك، مثل الطريقة الصحيحة لأداء مهمة معينة، لكن الشرح النصي غير مجدي، سيظل أعضاء الفريق يرغبون في معرفة بعض المشكلات ذات الصلة بهذه مهام. إذن ما هو الحل؟

الحل هو هذه الأداة، حيث تتيح لك تسجيل الصوت والفيديو على جهازك أو شرح المهام أو شرح الأفكار لفريقك.

تحب العديد من الفرق استخدام Loom نظرًا لفعاليتها المثبتة في توصيل جميع التفاصيل الصعبة لعملهم، لذلك لن تضيع الوقت في شرح المهام الطويلة والصعبة.

تحقق من المزيد من التطبيقات والأدوات ؛ راجع مقالتنا السابقة: أفضل التطبيقات لإدارة الوقت والإنتاجية.

ختامًا لما تناولته:

بالتأكيد تعلم أننا في بيئة عمل متسارعة حيث تتراكم الكثير من المهام في يوم لا تعمل فيه، وقد يكون من الصعب مواكبة مهام الغد الجديدة ونتيجة لذلك يبحث كل منا عن زيادة إنتاجية مستمرة وتذكر أخيرًا أن الكفاءة لا تُقاس بمرور الوقت، ولكن في مدى كفاءتك في إنجازها وإتقان.

باتباع هذه النصائح، أؤكد لك أنك ستكون قادرًا على أداء جميع المهام دون عيب دون إضاعة وقتك. أخبرني الآن، ما الحيلة التي لفتت انتباهك وستجربها؟

أهم مقالات تم نشرها علي موقعنا وننصح بقراءتها جميعا

من خلال قراءة هذه المقالات الموصى بها، يمكن للقارئ الحصول على معلومات مفيدة وقيمة تساعده في فهم مفاهيم جديدة أو تعميق معرفته في مواضيع معينة. ومن خلال الوصول إلى المقالات الأكثر شهرة وشعبية، يمكن للقراء تحسين مهاراتهم في القراءة والكتابة وتعزيز معرفتهم في مجالات مختلفة.

علاوة على ذلك، فإن هذه المقالات توفر فرصة للقراء لتوسيع آفاقهم وتعلم المزيد عن موضوعات يعتقدون أنها قد تكون مهمة بالنسبة لهم. وبالتالي، يمكن لهذه القائمة من المقالات أن تكون مرجعًا مفيدًا للقراء المهتمين بتحسين أنفسهم وتطوير معرفتهم في مواضيع مختلفة.

وبشكل عام، يمكن القول إن هذه المقالات تعكس أهمية المحتوى الذي يتم نشره على الموقع، ويوفر للقراء فرصة للوصول إلى مقالات ذات جودة عالية ومفيدة، وبالتالي يمكن أن يساعد في تحقيق الأهداف التعليمية والمهنية للقراء.