عمل اجتماع زووم | 12 نصيحة لعمل اجتماعات عبر الإنترنت بفاعلية ونجاح

أصبحت الاتصالات السلكية واللاسلكية أداة مهمة في هذه الفترة بعد أن اتجهت الشركات إلى العمل من المنزل، وأثناء وباء COVID-19، تكون جميع الاتصالات، سواء في العمل أو في حياتك الشخصية، عبر الإنترنت، سواء كنت تعمل عن بعد مع شركة أو عند العمل بشكل مستقل، ستحتاج إلى معرفة أهم النصائح لمساعدتك في إدارة اجتماعات ناجحة عبر الإنترنت.

ستتيح لك هذه النصائح تحقيق أقصى استفادة من هذه الاجتماعات، بدلاً من إضاعة الكثير من الوقت والندم لاحقًا على عدم اتخاذ خطوات لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة منها.

في المقال الأخير شرحنا كيفية عمل الاجتماعات عبر الإنترنت من وجهة نظر فنية، لذلك ناقشنا الأدوات والإجراءات المطلوبة وكيفية التعامل معها، كما تناولنا بعض الأمور الفنية والتنظيمية الأخرى.

في هذه المقالة، سنناقش أهم النصائح والممارسات التي يمكن أن تساعدك في إدارة الاجتماعات بشكل فعال.

إذا كنت تعمل بشكل مستقل وكانت جميع الاتصالات مع العملاء عبر الإنترنت، أو إذا كان لديك مجموعة من الموظفين يجتمعون بانتظام، أو حتى إذا كنت تجري اجتماعات عبر الإنترنت لأول مرة، فهذه المقالة مخصصة لك فقط وهي مليئة بالمعلومات، يمكن أن يسهل عليك تحقيق أقصى استفادة من اجتماعاتك.

محتويات المقالة عرض

عمل اجتماع زووم | 12 نصيحة لعمل اجتماعات عبر الإنترنت بفاعلية ونجاح

الاجتماع الناجح هو الاجتماع الذي يستفيد فيه جميع الأفراد من التطوير أو المعلومات التي يجب أن يعرفوها، ولا يضيع الوقت.

قبل أن نبدأ في سرد النصائح، يجب أن تعلم أنه سيتم تنفيذ بعض هذه النصائح قبل الجلسة، وبعضها أثناء الجلسة، وبعضها بعد الجلسة.

وجميع هذه الأجزاء مهمة بنفس القدر، لذلك لا تعتقد أن نصيحة ما قبل الاجتماع هي فقط الجزء الأكثر أهمية، بدلاً من ذلك، يقوم كل جزء بالباقي من أجل اجتماع ناجح عبر الإنترنت.

لنبدأ في سرد النصائح بشكل مفصل:

1. ضع جدول أعمال Agenda

إذا كنت قائد الاجتماع، فاعلم أن أحد الأجزاء الرئيسية للتحضير للاجتماع هو وضع جدول أعمال يساعد جميع الحاضرين في الحصول على نفس المستوى من المعلومات والتركيز على الأولويات، بدلاً من تشتيت انتباههم أثناء المناقشة.

سيساعد هذا الاقتراح في تنظيم الاجتماع وفهم الجميع لما سيحدث في الاجتماع، ومن الضروري جدًا إعلام جميع المشاركين بالنقاط الرئيسية التي سيناقشها الاجتماع والأهداف التي يجب عليك الوصول إليها بعد إثارة هذه النقاط .

عند وضع جدول أعمال لاجتماع عبر الإنترنت، تأكد من:

تحديد أهداف الاجتماع.
تحديد النقاط/الموضوعات المراد مناقشتها.
تحديد مدة الاجتماع.
تحديد الناتج النهائي للاجتماع وإيلاء الاهتمام الكامل لذلك لأنه في بعض الأحيان يحتاج الفريق إلى اجتماع آخر للحصول على النتيجة النهائية أو النتيجة التي يريدون تحقيقها.
اترك مساحة في جدول الأعمال للمشاركين لإضافة الأسئلة أو طرحها بدون حل.

2. حدد قائد أو مشرف للاجتماع مسبقًا

كلما زاد عدد الأشخاص المشاركين، زادت صعوبة تحديد موعد التحدث. عندما يتحدث بعض المشاركين في نفس الوقت، ستتداخل أصواتهم، وعلينا أن نكرر ما قلناه للتو حتى يتمكن الجميع من الاستماع بوضوح.

لذلك، إذا كنت مسؤولاً عن الاجتماع، فقم بتعيين مشرف الاجتماع لأنه سيعمل كرجل مرور وسيتولى الترتيب وسيسمح للناس بالتحدث في الوقت المناسب.

لا تعتمد كليًا على ميزة “ارفع يدك” التي توفرها برامج عقد المؤتمرات مثل Zoom، ولكن يجب أن يكون هناك مشرف ينظم كل ما يتعلق بالاجتماع، لذلك إذا كنت لا تستطيع أن تكون القائد، فقم بتعيين الشخص المناسب إلى مهمة.

من الناحية المثالية، يجب أن يكون المشرف شخصًا يتمتع بمهارات قوية في التعامل مع مجموعة من الأشخاص وتنظيمها.

3. لا تنتظر حتى اللحظة الأخيرة للدخول في اجتماع

لا تنتظر حتى اللحظة الأخيرة، قم بتسجيل الدخول قبل 10 دقائق من موعد الاجتماع للتأكد من أن كل شيء يعمل وأنه لا توجد مشكلة في رابط الاجتماع.

في بعض الأحيان، يتعين على مضيف الاجتماع تعليق الاجتماع لأن شخصًا ما لا يمكنه الدخول ؛ هذا لأنه انتظر حتى اللحظة الأخيرة لفتح الرابط، على الرغم من أنه كان بإمكانه أن ينقذ نفسه من المتاعب إذا كان قد فتحه كثيرًا في وقت سابق.

لسوء الحظ، قد يستغرق هذا الكثير من وقت الاجتماع، لذا تأكد من توفير وقتك ووقت المشاركين.

نصيحة إضافية: تتضمن بعض الجلسات تفاصيل مثل الروابط للتحقق أو القراءة، لذا استعد مسبقًا ولا تنتظر حتى اللحظة الأخيرة للتحقق.

يمكن لمضيف الاجتماع أن يطلب النقاط الرئيسية المتعلقة بهذه التفاصيل، وإذا كنت لا تعرفها، فيمكن أن يعطي انطباعًا بأنك غير مهتم بالاجتماع.

4. لا تأكل أثناء الاجتماع

في بعض الأحيان يعتبر بعض الناس الاجتماعات نوعًا من التسلية والدردشة أثناء تناول الطعام. لا تفعل هذا إذا كنت تريد أن تبدو احترافيًا، خاصةً إذا كان الميكروفون قيد التشغيل دائمًا.

من الأفضل عدم تناول الطعام حتى تتمكن من التركيز على جميع التفاصيل التي يتحدث عنها المشاركون والاستجابة للأفكار التي يطرحونها.

5. تأكد من وجود خلفية مناسبة وراءك

في بعض الاجتماعات، سيتعين عليك تشغيل الكاميرا للتحدث مع الحاضرين، وفي هذه الحالة يجب أن تكون الخلفية خلفك مناسبة.

على سبيل المثال: لا تجلس خلف الأشياء الملونة، ولا يجب أن تشتت الخلفية انتباه المشاركين، لذلك يجب ألا يكون في الخلفية أشخاص يتحركون خلفك، مما سيلهي انتباه المشاركين والأشخاص الذين تحركهم.

ملاحظة: تحتوي برامج الاجتماعات مثل Zoom على خلفيات جاهزة في حالة عدم ملاءمة الخلفية في موقعك للمشاركة مع الحاضرين.

6. انظر للكاميرا عندما تتكلم

إن النظر إلى الكاميرا أثناء التحدث سيجعلك تبدو محترفًا ويعطي انطباعًا بأنك تولي كل اهتمامك للحاضرين، وتظهر الاحترام لهم ولحضورهم. لا تنظر إلى الجانبين أو الخلف عندما تكون الكاميرا قيد التشغيل.

ملاحظة: يجب أن يكون وجهك بالكامل حاضرًا إذا كنت تنوي تشغيل الكاميرا. ليس من المناسب إظهار جانب واحد فقط أو نصف وجهك. تعامل معها كاجتماع حقيقي.

7. اقض على أي مصدر ضوضاء

ضع في اعتبارك أن هناك عددًا أكبر بكثير من الأصوات في الاجتماع الكبير الحجم مقارنة بالاجتماع وجهًا لوجه ؛ لأن المشاركين عن بُعد ينضمون من أماكن مختلفة – كل منهم به ميكروفون.

عندما تقوم بتشغيل الميكروفون، تكون محاطًا بالأصوات والمشتتات الأخرى ؛ وهذا يمكن أن يجعل من الصعب على المتحدث سماعها.

لمكافحة ذلك قم بالآتي:

قبل الاجتماع، ابحث عن بيئة هادئة بحيث تقل عوامل التشتيت.
استخدم سماعات الرأس لتقليل ضوضاء الخلفية ومنع ردود الفعل الصوتية.
إذا كنت تستخدم برنامجًا جديدًا للقيام بشيء لا تعرفه، فقم بإجراء اختبار قبل بدء اجتماع عبر الإنترنت.
تخلص من أكبر عدد ممكن من مصادر الضوضاء، سواء كانت مروحة كبيرة بجوار جهازك أو تلفزيون يعمل في الخلفية.

يمكنك استخدام برنامج عزل الضوضاء مثل Krisp لأنه يقوم بعمل جيد في عزل الأصوات من حولك حتى لا يسمع المشاركون أي أصوات مشتتة للانتباه من حولك. يمكن تنزيل التطبيق أو إضافته في متصفح Chrome.

لقد جربت هذا البرنامج بنفسي وقد ساعدني كثيرًا لأنه لا يمكننا أبدًا توقع أي نشاط أو ضوضاء ستحدث حولنا أو خارج منزلنا على أي حال.

8. اختبر كل شيء قبل الاجتماع

هل تعلم أن العديد من الحاضرين يحاولون فهم إمكانيات برامج المؤتمرات أثناء الاجتماعات، وهذا هو أسوأ وقت لمعرفة ما تستطيع هذه البرامج فعله.

نصيحتي لكم هنا، خذ الوقت الكافي للتعرف عليها والتأكد من أن كل شيء يعمل، وهذا يشمل: (ميكروفون – مكبر صوت – كاميرا – إضاءة وبالطبع الإنترنت).

جربها إذا كنت ترغب في مشاركة شاشتك مع المشاركين في الاجتماع. وتأكد من معرفة كيفية بدء مشاركة شاشتك وكيفية إيقافها، وإذا كان لديك مقطع فيديو تريد عرضه، فتأكد من أنه يعمل مسبقًا.

ملاحظة: حتى إذا كنت لا تخطط لمشاركة المحتوى على الشاشة، فلا يزال من المفيد التعرف على ميزات البرنامج أو التطبيق قبل بدء الاجتماع. يتضمن ذلك الوظائف الأساسية التي يجب أن تعرفها، مثل كيفية:

إضافة جهات اتصال.
الانضمام إلى اجتماع.
بدء الاجتماع.
مغادرة أو إنهاء الاجتماع.
تشغيل الكاميرا وإيقافها.
كتم الصوت وإعادته مرة أخرى.
إرسال رسائل للمشاركين.

9. أعط أسرتك تنبيهًا

في مارس / آذار، كاد الخبير الكوري الجنوبي روبرت كيلي أن يفسد المقابلة، وإن كان ذلك مضحكًا، عندما ظهر أبناؤه أمام الكاميرا وهم يتحركون خلال مقابلة مباشرة مع بي بي سي.

من المحتمل أن يفهم أي شخص يعمل عن بُعد موقف روبرت، حيث يمكن أن تحدث الكثير من الأشياء المفاجئة أثناء اجتماع مع عائلتك أو أطفالك أو أي ضوضاء تأتي من الشارع.

لكن خلق مساحة من حولك يمكن أن يقلل من تلك المفاجآت. لتجنب هذه المفاجآت، قم بما يلي:

سواء كنت تعيش مع العائلة أو مع الأصدقاء أو في أي مكان آخر، تأكد من أنهم يعرفون متى تعقد اجتماعات. بهذه الطريقة، يمكنك تجنب الإحراج، على سبيل المثال: يسيرون خلفك بتعبير غير لائق، أو يتحدثون بصوت عالٍ أثناء الاجتماع.

يمكن أن يكون هذا التنبيه تحذيرًا شفهيًا قبل الاجتماع، أو قطعة من الورق على باب الغرفة، أو بأي طريقة أخرى ستساعدك في إيصال هذه الرسالة إليهم.

10. احصل على أقصى استفادة من زوايا الإضاءة والكاميرا

في اجتماع مع كاميرا قيد التشغيل، لا تحتاج إلى إضاءة لا تضاهى، فأنت بحاجة إلى الإضاءة المناسبة، وتحتاج فقط إلى معرفة بعض القواعد السحرية لضبط الإضاءة وزاوية الكاميرا.

كيفية تحقيق أقصى استفادة من الإضاءة

1. تجنب الإضاءة الخلفية (تأتي مصادر الضوء من خلفك)، لأن هذا يخلق تأثير صورة ظلية ويجعل من الصعب على الجمهور رؤية وجهك.

2. المكان المثالي لوضع مصدر الضوء هو أمامك، لذا يجب أن تضع ضوءًا في مكان ما خلف الوحدة. إذا كان بإمكانك وضع كرسيك في مواجهة النافذة، أو إذا كانت النافذة على يسارك أو يمينك، فمن الأفضل أن يكون الضوء الطبيعي من الشمس خيارًا جيدًا أيضًا.

3. إذا كنت تريد أن تصبح محترفًا، فيمكنك الاستثمار في مصباح حلقي – إذا كنت تتابع YouTube، فستكون على دراية بهذا لأنه تم الترويج له بواسطة مستخدمي YouTube – يساعد هذا النوع من الإضاءة في توزيع الضوء جيدًا على وجهك.

كيفية ضبط أفضل زاوية الكاميرا:

1. زاوية الكاميرا أسفل الوجه (يحدث هذا عندما يكون الكمبيوتر في مواجهتك) غير مناسبة، حاول تجنبها.

2. إذا وضعت الكاميرا أعلى قليلاً من الوجه، تكون الزاوية أكثر ملاءمة. يمكنك القيام بذلك عن طريق وضع جهازك فوق كومة من الكتب.

3. إذا كنت تستخدم كاميرا خارجية، فضعها بالقرب من شاشة الكمبيوتر قدر الإمكان ؛ ستظهر كما لو كنت تنظر مباشرة إلى المشارك وليس بعيدًا.

يحدث هذا غالبًا لأن المستخدم يضع الكاميرا الخارجية بعيدًا عن الشاشة بحيث يبدو أنها خارج نطاق التركيز، ولا يبدو أن المستخدم ينظر إلى المشاركين الآخرين.

تذكر: لا داعي للقلق بشأن مظهرك في مكالمات الفيديو. المفتاح هنا هو التأكد من أن شريكك يمكنه رؤية وجهك وعينيك بوضوح حتى تشعر وكأنك في نفس الغرفة على الرغم من أنك لست معًا في الواقع.

11. خذ ملخصًا سريعًا للاجتماع

إذا كنت مدير الاجتماع، فمن الجيد إجراء ملخص سريع لجميع النقاط الرئيسية حتى يتذكر الجميع كل شيء. أيضًا، في نهاية الاجتماع، تأكد من فهم الجميع. إذا قمت بتكليفهم بمهام، يمكنك أن تطلب من كل شخص تلخيص تلك المهام.

هذا التوضيح الإضافي مفيد بشكل خاص عندما لا تستطيع رؤية تعابير الوجه أو لغة الجسد.

ملاحظة: إذا كنت قد انتهيت للتو من اجتماع مفصل للغاية وترغب في مناقشة شيء مهم حدث، فغالبًا ما يكون ردنا هو مناقشة ما حدث في نهاية الاجتماع. كقاعدة عامة، انتظر حتى تغادر الاجتماع قبل مناقشة أي شيء حدث.

12. شارك ملاحظات الاجتماع مع الجميع

تأكد من كتابة ملاحظات الاجتماع أو الملخصات في ملف محرر مستندات Google أو البريد الإلكتروني. حتى إذا تأكدت من أن الجميع يفهم جميع نقاط الاجتماع وأن كل شخص لديه شيء مشترك، يجب عليك تدوين الملاحظات، حتى إذا نسي المشاركون بعض التفاصيل، فيمكنهم تذكرها من الملاحظات.

تأكد من أنه يمكن الوصول إليه بالكامل من قبل كل من يحضر الاجتماع، وتأكد أيضًا من أنه منظم بطريقة يسهل على أي شخص يقرأه فهمه.

يمكن أن تكون هذه طريقة رائعة أخرى للتوصل إلى إجماع حول ما تم تحديده، ومن تم تكليفه، وما الذي يجب متابعته في المستقبل. إذا نسى مضيف الاجتماع هذه الخطوة وكنت مشاركًا منتظمًا، فيمكنك تذكيرهم.

ختامًا لما سبق:

أعطيتك نصيحة أعتقد أن كل شخص في اجتماع عبر الإنترنت يحتاج. يمكنك مشاركة هذه النصائح مع شركائك في الاجتماع للتأكد من أنك جميعًا على نفس الصفحة.

ستلاحظ أن معظم النصائح تركز على الحفاظ على وقتك ووقت المشاركين، نظرًا لأن الوقت هو أغلى عملة في وقتنا ولا يمكن استرداد الوقت.

من التجربة الشخصية، فإن أكثر ما يندم عليه المستقلون هو الاجتماع غير المفيد الذي يضيع الوقت عندما كان من الممكن استخدامه.

طالما كنت مهتمًا بتنظيم وقتك، أعتقد أنك ستستمتع بهذه المقالة: أفضل طرق إدارة الوقت (تم تطويرها بواسطة الخبراء والباحثين).

أخبرنا الآن، ما هي النصيحة التي نجحت معك، وهل ستتبعها في اجتماعك القادم؟

أهم مقالات تم نشرها علي موقعنا وننصح بقراءتها جميعا

من خلال قراءة هذه المقالات الموصى بها، يمكن للقارئ الحصول على معلومات مفيدة وقيمة تساعده في فهم مفاهيم جديدة أو تعميق معرفته في مواضيع معينة. ومن خلال الوصول إلى المقالات الأكثر شهرة وشعبية، يمكن للقراء تحسين مهاراتهم في القراءة والكتابة وتعزيز معرفتهم في مجالات مختلفة.

علاوة على ذلك، فإن هذه المقالات توفر فرصة للقراء لتوسيع آفاقهم وتعلم المزيد عن موضوعات يعتقدون أنها قد تكون مهمة بالنسبة لهم. وبالتالي، يمكن لهذه القائمة من المقالات أن تكون مرجعًا مفيدًا للقراء المهتمين بتحسين أنفسهم وتطوير معرفتهم في مواضيع مختلفة.

وبشكل عام، يمكن القول إن هذه المقالات تعكس أهمية المحتوى الذي يتم نشره على الموقع، ويوفر للقراء فرصة للوصول إلى مقالات ذات جودة عالية ومفيدة، وبالتالي يمكن أن يساعد في تحقيق الأهداف التعليمية والمهنية للقراء.